Veranstaltungsorganisation

Anmeldung

Sie können mit der Bewerbung einer Veranstaltung auch eine Anmeldung voraussetzen. Um Anmeldungen entgegenzunehmen, können Sie

a) eine Mailadresse einer Person aus dem Team oder eine Funktionsmailadresse verwenden

b) ein Anmeldeformular auf der Website nutzen (in Fiona hinterlegt) -> Vorlage Mailformular

eine Konferenzseite (auch für kleinere Veranstaltungen geeignet) über das Konferenz-Tool „indico“ anlegen  -> www.conferences.uni-hamburg.de

Bewerbung/Einladung im UHH-Design

Sie finden Vorlagen für Flyer, Plakate, Briefvorlagen, Präsentationen oder Roll-Ups und andere Formate im UHH-Design gesammelt im KUS-Portal. Hier ist auch das UHH-Logo und die EW-Wortmarke zu finden. Bitte beachten Sie bei der Verwendung die Vorgaben aus dem Corporate Manual der UHH. Mit den Vorlagen lassen sich Flyer und Poster auch ohne Grafik-/Layout-Kenntnisse und im UHH-Design sehr leicht erstellen. Auch Foto- und Grafikaufträge können über das KUS-Portal erstellt werden.

Raumbuchung

Raumanfragen für kleine, von der Fakultät verantwortete Veranstaltungen können über die Einzelraumbuchung in Stine gestellt werden. Soll die Veranstaltung hybrid stattfinden, können Sie auch dies im Formular angeben. Bei Fragen zu hybriden Veranstaltungen wenden Sie sich bitte an das Büro für digitale Lehre.

Andere Veranstaltungen wie größere Tagungen oder Räume, die von Dritten angemietet werden, müssen über das Veranstaltungsmanagement der UHH gebucht werden.

Unterkunft

Auch bei kleineren Veranstaltungen kann es unter Umständen nötig sein, Hotelzimmer für Personen zu reservieren, die eine weitere Anreise haben. Die UHH hat ein bestimmtes Kontingent an Hotelzimmern zu einem vergünstigten Preis in der Umgebung zur Verfügung. Bitte informieren Sie sich vorab unter Reisebuchung, Direktbuchung in Hotels mit Rabattvereinbarung.

Verpflegung

Je nachdem, ob Sie Geldmittel haben und ob Sie eine Verpflegung beauftragen oder selbst übernehmen, gibt es verschiedene Wege:

Sie haben Geldmittel zur Verfügung…

1.  und möchten sich ein Catering bestellen:
   • Bestellen Sie rechtzeitig (mindestens 4 Wochen im Voraus) zum Beispiel beim vom Studierendenwerk organisierten Catering: https://www.campus-event-catering.de/anfrage/was-sie-noch-wissen-sollten/ Hier können sowohl Getränke als auch Speisen bestellt werden.
   • Sie erhalten ein Angebot. Dieses muss beim Einkauf-Campus (Funktionspostfach: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de ) eingereicht werden.
   • Am Tag der Veranstaltung bekommen Sie, je nach Personenanzahl, das Essen, inkl. Geschirr geliefert (>12 Personen) oder holen sich einen Rollwagen am vereinbarten Ort ab (<12 Personen).
   • Geben Sie sowohl „Einkauf-Campus“ als auch dem Catering eine „Leistungsbestätigung“: Die Veranstaltung wurde durchgeführt und das Catering in Anspruch genommen. Einkauf-Campus kann sodann die Bezahlung der Rechnung veranlassen.
      
2. und möchten/müssen (z. B. weil die Veranstaltung kurzfristig organisiert wird) die Verpflegung selbst übernehmen:
   • Kaufen Sie die gewünschten Speisen und Getränke ein. Denken Sie unbedingt an den Kassenbeleg, der ausschließlich die für die Veranstaltung genutzten Artikel enthalten darf.
   • Geschirr muss nach Rücksprache der Teeküche entnommen werden.
   • Der Kassenbeleg muss bei der Fakultätsverwaltung Finanzen eingereicht werden mit dem Formular „Rückerstattung von Barauslagen“, inkl. einer Teilnehmer:innenliste (Funktion der Teilnehmer:innen, mehr auswärtige Gäste als UHH-Mitglieder notwendig). Barauslagenerstattungen könnten auch beim Einkauf-Campus (Funktionspostfach: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de) eingereicht werden.
   • Schicken Sie alle Originalbelege und das ausgedruckte Formular „Rückerstattung von Barauslagen“ per Dienstpost an die Fakultätsverwaltung Finanzen oder an Einkauf-Campus (Lz.: -734-). Achtung: Rechnungen, die aufgrund einer Bestellung über den Einkauf-Campus vorliegen, werden in jedem Fall auch über diesen bearbeitet und bezahlt.
      

Sie haben keine Geldmittel zur Verfügung, ...

...möchten aber ein Minimum an Bewirtung anbieten: Klären Sie mit Ihrem Sekretariat ab, ob hier über eine Kaffeekasse o. ä. eine Möglichkeit der Bereitstellung von Kaffee und Tee möglich ist. Becher und Gläser sind im Normalfall in allen Teeküchen vorhanden.

Ausstattung und Technik

Für nicht in den Räumen vorhandene Ausstattungen wie bspw. Stellwände, Stehtische etc. wenden Sie sich bitte an das Serviceteam der EW(st-vmp8"AT"uni-hamburg.de). Für die technische Ausstattung, bspw. iPads, Aufnahmegeräte etc. wenden Sie sich bitte an das Medienzentrum der Fakultät EW (Ausleihe oder Mitarbeitenden-Support(medienzentrum.ew"AT"uni-hamburg.de)).

Moderationsmaterial

Eine technische Ausstattung sollte in jedem Seminarraum vorhanden sein. Stellwände bekommen Sie über das Serviceteam(st-vmp8"AT"uni-hamburg.de), Flipchart-Ausstattung meist über das Sekretariat/Geschäftszimmer (ebenso wie Moderationskoffer etc.).

WLAN

Beschäftigte der Universität Hamburg haben die Möglichkeit, für Gäste der Universität Hamburg zeitlich begrenzte Kennungen für den WLAN Internetzugang zu beantragen. Weitere Infos finden Sie beim RRZ.

Foto / Video

Für Bedarfe wie bspw. Fotoaufnahmen wenden Sie sich bitte an den AVM-Bereich des Medienzentrums der Fakultät (Ute Wett(ute.wett"AT"uni-hamburg.de)). Informationen zur DSGVO-konformen Aufnahme und Verwendung von Fotos sowie ein „Wir fotografieren“-Plakat für Veranstaltungen finden Sie im KUS-Portal.

Nachhaltige Veranstaltungsorganisation

Mehrweg-Geschirr und Getränkeflaschen, Papierausdrucke, vegetarisch-veganes Essen oder der Umgang mit übriggebliebenen Speisen – diese und viele andere Themen sind Teil einer nachhaltigen Veranstaltungsorganisation. Die ECER 2019 war die erste Konferenz an der Universität Hamburg, die nachhaltige Konferenzorganisation systematisch durchgeführt hat. Mit ECER „Going Green“ haben die Veranstaltenden Möglichkeiten einer nachhaltigeren Tagung, von der Anmeldung über die Verpflegung bis zur Mülltrennung, umgesetzt. Eine Video-Dokumentation mit Handlungsfeldern und Hintergründen finden Sie hier.

Weitere Informationen

Alle Informationen und Services des UHH-Veranstaltungsmanagements zu größeren Tagungen und Kongressen finden Sie im KUS-Portal unter „Tagungen“. Informationen zur Stabsstelle Tagungsmanagement und Hörsaalplanung sowie die relevanten rechtlichen Regelungen zur Raumvergabe an der UHH sind hier zu finden.