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Fakultät für Erziehungswissenschaft
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Foto: William Iven/unsplash

Checkliste für Öffentlichkeitsarbeit - EW Veranstaltungen

Mit dieser Checkliste können Sie als Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler einen Überblick darüber gewinnen, wie und mit welcher Unterstützung Sie Veranstaltungen, die sich an die scientific community, aber vor allem auch an eine interessierte Öffentlichkeit wenden, bewerben, öffentlich sichtbarer machen und dokumentieren können.

Wenn Sie beispielsweise einen Workshop organisieren, eine Tagung durchführen oder einen Vortrag anbieten , finden Sie in dieser Checkliste grundlegende Informationen, wichtige Links mit weiteren Informationen sowie die richtigen Ansprechpersonen.

Tipp: Um Ihre Veranstaltung möglichst zielgerichtet bewerben/kommunizieren zu können, überlegen Sie sich vorab genau, wen/welche Zielgruppe(n) Sie erreichen möchten, um die passendsten Kanäle zu wählen.

Wenn sich Ihre Fragen nicht mit dieser Checkliste beantworten,  schreiben Sie gern eine Mail an wissenschaftskommunikation.ew@uni-hamburg.de( wissenschaftskommunikation.ew"AT"uni-hamburg.de)

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Übersicht und Direktlinks

    ÖFFENTLICHKEITSARBEIT IM VORFELD:

     

    Veranstaltungswebsite

    • Für alle Veranstaltungsarten: Anlegen einer Veranstaltungswebseite. Hier können Sie alle Informationen eingeben und selbst aktualisieren, und bei der Bewerbung den Link angeben. Bei Änderungen ist sichergestellt, dass alle Infos auf dieser Seite sind und nicht viele Versionen an verschiedenen Orten im Netz existieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten:
      • Für größere Veranstaltungen wie Tagung oder Konferenz: mit dem Konferenztool der UHH, über welches auch ein Anmeldungsmanagement möglich ist (Infos und Hilfe zu indico finden Sie beim RRZ).
      • Für Tagungen/Konferenzen oder Ringvorlesungen/Veranstaltungsreihen: Anlegen einer eigenen Veranstaltungsseite (einfache Standard-Seite oder „Website Konferenz“) auf der EW-Website im Arbeitsbereich (verantwortlich: Tagungsteam bzw. FIONA-Verantwortliche:r im Arbeitsbereich
      • Eintrag im UHH Veranstaltungskalender (hier entsteht dann eine Veranstaltungsansicht mit URL, die als Link eingebunden werden kann)

    Veranstaltungskalender (UHH)

    • Für alle Veranstaltungen: Eintrag in UHH-Veranstaltungskalender (online, Veranstaltung muss eigenständig von Organisator:innen eingetragen werden und kann bei Änderungen aktualisiert werden). Erscheint nach entsprechender Kalender-Zuweisung online im UHH-Veranstaltungskalender und EW-Veranstaltungskalender sowie bei Auswahl in weiteren Kalendern (bei Fragen Abteilung für Kommunikation und Marketing(medien"AT"uni-hamburg.de) (UHH) kontaktieren)
    • Für Ringvorlesungen oder Veranstaltungen des Allgemeinen Vorlesungswesens informieren Sie auch das Zentrum für Weiterbildung für die Bewerbung über deren Kanäle

    Print-Materialien

    • Printprodukte mit Vorlagen erstellen (es sind keine Grafik-Kenntnisse notwendig, da fertige Vorlagen im KUS  und im Browser formatierbare Web2Print-Vorlagen existieren!):
      • Flyer, Plakate, Broschüren etc.
      • Weitere Print-Produkte (Postkarten, Lesezeichen, Karten, …)
    • Bei selbstgestalteten Produkten: Bitte beachten Sie unbedingt das Corporate Design (CD) der Universität Hamburg, alle Infos dazu finden Sie im KUS-Portal.
    • Alle Print-Produkte können Sie über die Universitäts-Druckerei drucken lassen. Hier finden Sie alle Informationen zu Services sowie dem Druckauftragsformular – halten Sie dafür auch die Kostenstelle/PSP-Element bereit.
    • Plakataushänge: Plakate können innerhalb der EW an den Pinnwänden in den Gängen aufgehängt werden. Plakate bis zur Größe von A3 können im VMP 8 auch in den Schaukästen im Foyer (EG) und neben den Aufzügen ausgehängt werden (Kontakt für die Aufhängung in Schaukästen: Team Infrastruktur(infra-orga-ew"AT"uni-hamburg.de))

    Mail

    Einladungsmail an eigene Kontakte und Verteiler, Fachverteiler und Mailinglisten. Denken Sie daran, lieber einen Link zu einer Veranstaltungsseite mitzuschicken, als ein PDF anzuhängen – Sie sparen damit Daten und können Änderungen leichter aktualisieren.

    Kalender und Portale

    Eigenständiges Einstellen der Ankündigung in Portale wie

    Veranstaltungsverteiler

    Für Veranstaltungen, die sich explizit an eine breite Öffentlichkeit richten und mit einer Einladung an die Hamburgerinnen und Hamburger verbunden sind (Workshops mit Praxisbezug, Lesungen am Abend, Rundgänge etc.): Ankündigung über den Veranstaltungsverteiler, der an Hamburger Print-Medien [Abendblatt, Morgenpost] versendet wird. Bitte schicken Sie hierfür die vollständigen Informationen mit ca. 4 Wochen Vorlaufzeit an die Abteilung für Kommunikation und Marketing(medien"AT"uni-hamburg.de) (UHH).

    Studierenden-Newsletter

    Veranstaltungen, die sich explizit (auch) an Studierende richten, können über den Studierenden-Newsletter der Fakultät (monatlich) beworben werden. Kontakt: Newsletterteam Studierenden-Newsletter EW(newsletter-studierende.ew"AT"uni-hamburg.de)
     

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    ÖFFENTLICHKEITSARBEIT KURZ VOR UND WÄHREND VERANSTALTUNGEN:

     

    Meldungen auf der EW-Website

    Ggf. kann zusätzlich zum Eintrag in den Veranstaltungskalender auch eine Meldung oder Kurzmeldung auf der Fakultätsseite erscheinen. Hierfür senden Sie bitte alle (!) Informationen (Art der Veranstaltung, Titel, Ort, Zeit, Zielgruppe, Inhalte) sowie einen Link auf eine vollständige Veranstaltungsseite rechtzeitig vor der Veranstaltung an wissenschaftskommunikation.ew"AT"uni-hamburg.de. Falls es eine Meldung auf der Arbeitsbereichsseite gibt, senden Sie uns gern den Link.

    Pressemitteilung und Berichterstattung im Newsroom

    Fachkongresse/-tagungen von überregionaler oder großer fachlicher Bedeutung: Pressemitteilung/Fachpresseinformation oder ggf. begleitende Berichterstattung im UHH-Newsroom. Journalistinnen und Journalisten sollten Zugang haben. Auch gut: öffentliche Vorträge/Bestandteile, zu denen eingeladen werden kann.
    Bitte vorher das FAQ zu Pressemitteilungen lesen. Vorlaufzeit mindestens 2 Wochen; eine vorherige Anfrage/Abklärung mit der Abteilung für Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit ist unbedingt notwendig. Kontakt: Abteilung für Kommunikation und Marketing(medien"AT"uni-hamburg.de) (UHH)

    Social Media

    Wenn eine Veranstaltung über die Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit der UHH kommuniziert wird, ist automatisch auch das Social-Media-Team informiert, Sie brauchen sich also nicht extra darum zu kümmern.

    Falls Sie explizite Ideen/Bedarfe zu Social Media haben: Beratung zu Social-Media über die Abteilung für Kommunikation und Marketing(medien"AT"uni-hamburg.de) (UHH)

     

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    BEGLEITENDE DOKUMENTATION VON VERANSTALTUNGEN:

     

    Lecture2go

    Lecture2go (Videoaufnahmen von Vorträgen, die dann online und frei zugänglich auf der Seite von Lecture2Go zu finden sind. Anfragen über das Medienzentrum / Büro für digitale Lehre(digitalelehre.ew"AT"uni-hamburg.de))

    Foto / Video

    Anfragen zu Foto/Video bei Veranstaltungen über das Medienzentrum der EW oder Abteilung für Kommunikation und Marketing(medien"AT"uni-hamburg.de) (UHH)

    Meldungen als Nachbericht

    Ggf. kann eine Meldung für einen Nachbericht zu einer Veranstaltung veröffentlicht werden, bspw. Praxistagung, Workshop, Projektabschluss etc. Hierbei steht im Vordergrund, dass es ggf. einen Ausblick, weiterführende Informationen, nachbereitende Dokumentationen oder ähnliches gibt. Ein Nachbericht soll sehr zeitnah zur Veranstaltung veröffentlicht werden und muss vorher geplant werden (bspw. für ein Foto). Bitte wenden Sie sich entsprechend rechtzeitig an das Team Wissenschaftskommunikation(wissenschaftskommunikation.ew"AT"uni-hamburg.de).