Datenschutz in der Forschung

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regelt die Nutzung von personenbezogenen Daten. Schon früh im Forschungsprozess sollten sich Forschende mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen und die Verarbeitung der Daten, vor allem auch für zukünftige Forschungen, planen.

Datenschutzaspekte in der Forschung

das Erstellen, Einholen und Verwalten von Einwilligungen,
datenschutzkonforme Datenspeicherung – insbesondere bei sensiblen personenbezogenen Daten,
das Anonymisieren oder Pseudonymisieren von Daten,
das Teilen von Daten mit anderen Forschenden, die am Projekt mitarbeiten, oder
die Veröffentlichung sowie die Nachnutzung von bereits erhobenen Daten und Löschfristen von Forschungsdaten.

Das zentrale Datenschutzmanagement der UHH bietet mit der "Handreichung zum Datenschutz bei der Durchführung von Forschungsprojekten an der Universität Hamburg" eine Übersicht über alle relevanten datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie eine "Checkliste Datenschutz für Forschungsprojekte". Weitere Informationen und Vorlagen der UHH zum Datenschutz in der Forschung finden Sie hier.

Für Mitarbeitende der UHH, die sich im Bereich Datenschutz fortbilden möchten, steht das Datenschutzportal ZENDAS zur Verfügung.

Vorlagen für Einwilligungen in der Forschung

Der VerbundFDB stellt hilfreiche Informationen zu den Themen Datenschutz und Einwilligungen bereit. Hier geht es zum Bereich "Recht & Ethik" auf der Website.

Weitere Informationen und Ressourcen zum Thema Datenschutz finden Sie auf den Seiten des ISDSM-Portals oder im KUS-Portal.

Rechtliches bei Fotos und Videos

Wenn Sie auf einer großen Veranstaltung Fotos erstellen, gibt es einige Empfehlungen, die Sie im KUS-Portal hier nachlesen können. Dort wird zudem ein "Wir-fotografieren"-Plakat für Veranstaltungen bereitgestellt.

Wer Personen einzeln fotografieren möchte, sollte einen Model-Vertrag abschließen. Die Vorlage dafür finden Sie hier im KUS-Portal. Dort ist auch eine Nutzungsvereinbarung verlinkt.

Die jeweiligen Einwilligungen können analog oder digital eingeholt werden. Die Schriftform ist dafür nicht zwingend notwendig.

Datenschutzberatung im Rahmen von Ethikanträgen

Forschende haben im Vorfeld ihrer Antragsstellung bei der Ethikkommission der Fakultät für Erziehungswissenschaft die Möglichkeit, ihr Datenschutzkonzept mit dem eScience-Büro zu besprechen und zu entwickeln.

Beantragung von Forschungsvorhaben an Schulen

Die meisten Forschungsvorhaben an Schulen sind genehmigungspflichtig. Die aktuell gültigen Bestimmungen finden Sie auf den Seiten des iFBQ der Behörde für Schule und Berufsbildung. Informationen zur länderübergreifenden Forschung an Schulen und die entsprechenden Genehmigungsverfahren finden Sie auf den Seiten von Forschungsdaten-bildung.de. Sollten Sie Fragen im Vorfeld einer Antragsstellung haben, berät das eScience-Büro zur Antragsstellung.

Datenschutzkonforme Implementierung individueller Softwarelösungen für die Forschung

Für den Einsatz individueller Softwarelösungen – also Software, die nicht über das RRZ zur Verfügung gestellt wird, – müssen die technisch-operativen Maßnahmen des Auftragsverarbeitenden geprüft und ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden. Zudem ist bei Cloudprodukten eine Cloudcheckliste auszufüllen. Das eScience-Büro unterstützt Forschende bei der Erstellung der notwendigen Dokumentation und koordiniert in Zusammenarbeit mit den Forschenden und den Fachstellen den Prozess der Implementierung der Software. Die Implementierung neuer Software dauert in der Regel zwischen 3 bis 9 Monate und sollte daher bei Bedarf frühzeitig erfolgen.

Datenschutz und Tools für Forschungskongresse und Workshops

Aus Datenschutzperspektive gibt es bei der Durchführung von Konferenzen und Workshops einiges zu beachten. Das eScience-Büro berät Forschende der Fakultät für Erziehungswissenschaft bei der Umsetzung von Datenschutzanforderungen bei forschungsbezogenen Veranstaltungen.

Software

Für die Planung von Kongressen steht Mitgliedern der Universität Hamburg Indico zur Verfügung. Indico unterstützt Veranstaltende beim Zahlungs- und Teilnehmer:innenmanagement, aber auch bei der Organisation von Call for Papers (CfP). Drittanbieter-Software, die personenbezogene Daten verarbeitet, bedarf eines Auftragsverarbeitungsvertrags – kurz AVV.

Für den Einsatz von Zoom und die datenschutzkonforme Aufzeichnung von Veranstaltungen steht Beschäftigten der Universität Hamburg eine Zoom-Webinar-Lösung zur Verfügung, die gesondert beantragt werden muss.

Einwilligungen

Vor der Aufzeichnung von Vortragenden muss eine Einwilligung, bestenfalls schriftlich, vorliegen. Teilnehmende müssen über Bild- und Videoaufnahmen vor Ort oder auch via Zoom informiert werden.

Die Verarbeitung und Erhebung personenbezogener Daten muss im VVT+ dokumentiert werden.

Veranstaltungen mit anderen Einrichtungen

Darüber hinaus kann bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit anderen Universitäten oder Forschungseinrichtungen stattfinden, eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegen. Dies ist der Fall, wenn die Partner:innen gemeinsam über die Zwecke und Art der Verarbeitung entscheiden. In diesem Fall muss ein Vertrag zwischen den Verantwortlichen geschlossen werden. Eine Vorlage finden Sie auf den Seiten des zentralen Datenschutzmanagements.

Auf unserem eScience-Blog können sich Forschende auch selbst in die genannten Themen einlesen und informieren.

Hier finden Sie weitere Informationen und Erreichbarkeiten der Abteilung Datenschutz der Stabstelle Recht.