Urlaubs- und Abwesenheitskalender (Exchange): Beantragung und Nutzung

27.06.2024 – Iver Jackewitz

Ziel: Einrichtung eines Abwesenheitskalenders für eine Arbeitsgruppe

Zielgruppe: Nutzende von Exchange

Schritte:

Beantragung
Konfiguration
Nutzung

Hintergrund

Im Folgenden wird beschrieben, wie ein Urlaubs- bzw. Abwesenheitskalender auf Basis eines Exchange-Ressourcenpostfaches realisiert werden kann. Die Vorteile dieser Lösung sind:

Der Zugriff funktioniert unter den verschiedenen Betriebssystemen und verschiedenen Mail-Clients genauso wie auf ein normales Exchange- Gruppenpostfach. Der Zugriff auf einen zusätzlichen Kalender eines Exchange-Postfaches (als Alternative zum eigenständigen Ressourcenpostfach) gestaltet sich unkomfortabler je nach Betriebssystem und Mail-Client.
Eine abwesende Person kann in ihrem persönlichen Kalender die Abwesenheit pflegen. Die Synchronisation zum Abwesenheitskalender erfolgt über die Einladung des Abwesenheitskalenders (über die E-Mail-Adresse des Postfaches) als Teilnehmer:in des Termins -> die Abwesenheit im persönlichen Kalender (siehe unten). Alternativ kann auch direkt in den Abwesenheitskalender eingetragen werden.

Beantragung

Ein Abwesenheitskalender auf Basis eines Exchange-Ressourcenpostfach kann nicht über das Antragsportal beantragt werden. Hierzu muss eine E-Mail an die RRZ-Serviceline (rrz-serviceline"AT"uni-hamburg.de) geschrieben werden.

--- schnipp ---
Liebe Kolleg:innen,
hiermit beantrage ich einen Abwesenheitskalender nach dem Vorbild "EW, MZ, Abwesenheit" als Exchange-Ressourcenpostfach. Siehe
Excel-Tabelle anbei. Wichtig ist, dass alle mit Vollzugriff zusätzlich auch das Recht "automatisch buchen" erhalten.
Vielen Dank
--- schnapp ---

Vorher füllen Sie bitte folgende Excel-Tabelle aus.

Achtung: In der Excel-Tabelle ist ein Beispiel für einen Abwesenheitskalender enthalten, an dem Sie sich orientieren können.

Konfiguration

Die Konfiguration des Abwesenheitskalenders wird über OWA vorgenommen:

https://exchange.uni-hamburg.de/owa/
Login mit eigener B-Kennung
Rechts oben über das Avatar-Icon das Postfach des Abwesenheitskalenders öffnen
Dann oben rechts über das Zahnrad-Symbol in die Optionen (Konfiguration) gehen

Abweichend vom Standard sollte Folgendes eingestellt werden:

E-Mail
- Als gelesen markieren
  - (ο) Element als gelesen markieren, wenn die Auswahl geändert wird

Kalender
- Automatische Verarbeitung
  - Einladungen
    - [v] Benachrichtigungen über weitergeleitete Ereignisse löschen
- Benachrichtigungen
  - Erinnerungen
    - [ ] Erinnerungen anzeigen
      - D.h. Erinnerungen anzeigen nicht aktivieren
- Ressourcenplanung (siehe Screenshot unten – hier ein paar Erläuterungen):
  - Maximale Anzahl von Tagen ..
    - Wieviel Tage im Voraus bzw. in die Zukunft geschaut, dürfen Abwesenheiten eingetragen werden? 365 = 1 Jahr
  - Konflikte zulassen
    - Muss aktiviert sein, damit Personen gleichzeitig abwesend sein können
  - Höchstzahl zulässiger Konflikte
    - Anzahl der Personen im Team, die gleichzeitig abwesend sein dürfen

Nutzung

Abwesenheiten können von allen Berechtigten direkt in den Kalender eingetragen werden, so dass alle im Team / in der Organisationseinheit dies sehen können.

Aber ggf. werden Personen ihre Abwesenheit auch in ihrem persönlichen Kalender eintragen wollen. Dies wäre dann doppelte Arbeit, insbesondere, wenn sich ggf. was ändert (Urlaubsverlängerung, Absage einer Dienstreise). Um den Abwesenheitseintrag im persönlichen Kalender immer mit dem Eintrag im Team-Kalender (EW, XXX, Abwesenheit) synchron zu halten, kann einfach der Abwesenheitskalender als Teilnehmer:in der Abwesenheit im persönlichen Kalender eingeladen werden.

Siehe Beispiel des Medienzentrums:

Achtung: In Ihrem Fall müssen Sie natürlich Ihren Team-Abwesenheitskalender als Teilnehmer:in einladen, nicht den vom Medienzentrum, und zum Speichern der Abwesenheit die „Besprechung“ „senden“.

Durch die Einbindung des Abwesenheitskalenders als Teilnehmer:in des Termins werden alle Änderungen an dem Termin, d.h. Ihrer Abwesenheit, automatisch an den Team-Abwesenheitskalender übertragen.